如何写出有求必应的商务信函
我已经数不清楚，至今为止，我读过多少糟糕的信件。作为一个前任的行政主管，我经手了写给一家纽约的大型博物馆的所有自发的推荐信。这些信件来自全国各地（甚至国外）的艺术家和收藏家，目的是希望自己的作品或藏品能够被博物馆展出或出价购买。坦白的说，博物馆最终做出怎样的决定，更多的取决于附于作品之上的这些信件的写作水平，而不是作品本身——它们本身是没有办法推销自己的。 在现在这个充斥着电子邮件、短信息的时代，人们已经开始失去写信这样一种技能，尤其是写正式的信函。我完全相信，学校里仍然在教授学生写正式信函所需遵守的各种原则，但事实上，它们都已经差不多过时了。如果你是组织的高管或类似的高级人员，也许能靠秘书或助理自如的处理信件，但是对其他人而言，了解如何能写出有说服力的信函，是至关重要的。 有一种主张认为，通常讲的那些用于写信的生硬的原则其实并不真正重要，只要收信人能明白你想表达的意思，就足够用了。这样想，在很大程度上，缺乏对收信人的尊重，也不尊重你自己所要表达的想法。那给人的感觉是1）你的读信人的时间并不宝贵，因而不必写得清楚和简练；2）你并不真的非常在意你写信的内容。 一封正式信函的基本结构 这些原则或许有些武断，但是想要清楚明白的表达意思，就需要综合的使用它们。一封按照这些规则写出的信函，使读信人毫不费力的获取信息的位置，并明确他们下面应该做什么，或者知道寄信人是什么人——他们总能在适当的位置找到相应的信息。从这个角度说，知道写信的原则，也就了解了页面排版、网页设计的原则——它们都在于设计文件的版面格式，以清晰的承载它们的内容。 一封正式信函，按照从头到尾的顺序，应该包括以下要素： 回复的地址和写信的日期：（写于右上角）过去此法尤其用于信纸被从信封拿出来后，便于查找这些信息，但我认为现在好像不再有此需要了。尽管这样，当读信人想知道信来自何方，以及写于何时，他们仍会到这里去查找。所以现在也仍要这样写。 收信人地址：（靠左，写于回信地址的下一行）这显示了谁是该信的收信人。在办公环境中，信件经常与信封脱离，用于传阅。这个方法能让人找到信件原本的收信人。 致敬：（写于收信人地址的下面隔两行处，或在页面的下三分之一处）书信所致的对象。避免这样的称呼：“亲爱的先生/女士”，尤其不要用“致有关人士”，除非必须如此。如果信件的收件人不是具体明确的某个人，那意味着你并不在乎到底是谁读你的信（你也许应该事先打个电话或到相关网站上去查一查，应当寄信给谁），这样很可能使你的信不能顺利的到达真正能给你帮助的人那里。 主体：信的主体由三部分组成：开头是关于你个人和写信原因的介绍，中间部分详细阐明以说服读信人为你提供帮助，最
Published at 3 months ago